skip to Main Content
Slon si v kanceláři zařizuje dovolenou
Evidence zaměstnanců

Každý zaměstnanec má svou kartu, do které mohou administrátoři systému zapisovat jeho údaje. Stejně jako většina ostatních obrazovek, i tato je přehledná, jednoduchá, a obsahuje několik vrstev nápovědy.

Karta zaměstnanceDatabáze vašich zaměstnanců je nedílnou součástí aplikace. Slouží nejen pro její správné fungování, ale můžete ji také využít pro skutečnou evidenci zaměstnanců. V rámci této evidence můžete ukládat tato data:

  • Jméno, příjmení
  • Fotografii
  • Datum narození
  • Pohlaví
  • Datum nástupu a odchodu
  • Kontaktní údaje
  • a mnoho dalších

Uživatelé Sloneeka

Uživatele můžete velmi jednoduše řadit, vyhledávat a filtrovat pomocí horní lišty tabulky. Stačí začít psát například první písmena příjmení, a hledaný zaměstnanec se Vám okamžitě objeví.

Organizační stromová struktura

Organizační stromová struktura

Nastavením vzájemné nadřízenosti a podřízenosti týmů vytvoříte kompletní organizační schéma, ve kterém mohou být zobrazeni i jednotliví zaměstnanci, jejich nadřízení a supervisoři.

Pro nastavení a editaci týmů můžete použít také přehlednou tabulku. V kartě týmu se pak nastavují atributy týmu včetně libovolného počtu manažerů, kteří schvalují a dohlíží na své podřízené a libovolného počtu supervisorů, kteří mají na daný tým náhled. To je vhodné například pro asistentky a traffic managery, kteří potřebují mít přehled o celé firmě.

Zaměstnanci v týmu

Proces schvalování dovolených a dalších typů volna

Zaměstnanci žádají o dovolenou, nebo další druhy flexibilně definovatelných událostí pomocí webové aplikace, nebo přes chytrý mobilní telefon a mobilní aplikaci. Každé žádání začíná pohledem na přehledný kalendář zaměstnance, ve kterém jsou jeho události a události jeho týmu.

Zaměstnancův kalendář dovolených

V aplikaci je několik možných pohledů na tým a jeho dovolené. Pokud chcete vidět, jak jsou uloženy také události, které se čerpají po hodinách (typicky lékař nebo sick hours), můžete si jednoduše přepnout na hodinový pohled.

Hodinový pohled na kalendář dovolených

Zaměstnanci pak v kalendáři stačí pouze kliknout myší a táhnout, čímž označí termín, ve kterém by si chtěl požádat třeba o dovolenou, a projít jednoduchým wizardem, ve kterém upřesní detaily své žádosti – například může připojit poznámku pro své kolegy nebo přiložit žádanku potvrzení od lékaře.

Detail žádosti o dovolenou

Pokud daná událost (v našem případě dovolená) podléhá schválení manažera, odejde mu emailová notifikace, ze které může událost rovnou schválit nebo zamítnout. Případně tak může učinit přes jeho vlastní rozhraní v aplikaci, například přes rychlou notifikační lištu.

Schvalování dovolených pomocí notifikační lišty

Plánování směn a time sheety

Modul Plánování umožňuje zaměstnancům a jejich nadřízeným naplánovat směny na nadcházející období, zpravidla na další týden nebo měsíc. Zaměstnanci si následně mohou naplánovaný čas upravovat zpětně pomocí drag-and-drop, přesně podle jejich reálně alokovaného času.

Plánovací kalendář - pohled zaměstnance

Plánování je možné také používat jako čistou evidenci alokace pracovního času, nebo-li timesheet, do kterých si zaměstnanci zpětně v rámci definovaného časového rozmezí zapisují, na kterých aktivitách pracovali. Tyto aktivity jsou flexibilně definovatelné v číselnících. Následně můžete velmi jednoduše generovat reporty, které mohou sloužit jako podklady pro mzdy nebo třeba fakturaci Vašim klientům.

Timesheet - podklad pro fakturaci klientovi

V reportech si můžete vygenerovat také pohled na konkrétní činnosti, například na jednoho klienta, kterému připravujete měsíční fakturu za dodané služby. Jako přílohu můžete použít report konkrétního času a pracovníků, kteří na zakázce pro klienta v daném období pracovali.

Timesheet - Přehled události pro fakturaci na klienta

Tento modul může v mnoha firmách nahradit používání docházky. Zvláště v takových firmách, kde není až tak podstatný konkrétní čas příchodu do práce, ale kde se hledí především na odvedenou a řádně zaevidovanou práci.

Firemní docházka

“Firemní docházka” je samostatně zpoplatněný modul, který umožňuje efektivní registraci příchodu a odchodu zaměstnance. Samotnou registraci může zaměstnanec zadat pomocí webové nebo mobilní aplikace, připravujeme také samostatný terminál s využití bezkontaktních karet.

I v tomto modulu se snažíme o maximální jednoduchost používání pro uživatele. Ti nemají k dispozici více možností, než zadat příchod nebo odchod. Pokud aplikace zjistí, že něco není v pořádku, například že se zaměstnanec zapomněl předchozí den odhlásit (zaregistrovat odchod domů), nabídne zaměstnanci možnost korekce.

Zadání příchodu a odchodu zaměstnance

Zaměstnanci pak mají jasný a jednoduchý přehled své docházky. I zde si mohou jednoduše nastavit pohled tak, aby zobrazoval to, co potřebují vidět, například časový interval.

Přehled docházky zaměstnance

Administrátoři systému pak mají možnost přehledné reporty docházky, odpracované hodiny i pracovní dobu vyexportovat do CSV a zaslat do mzdové účtárny. Jednotlivé reporty je také možné trvale uložit přímo v aplikaci pro případ, že je budete rychle potřebovat (například v případě kontroly).

Výpočet a evidence stravenek

Modul Stravenky umožňuje jednoduchý výpočet nároku zaměstnanců na stravenky a následnou evidenci s možností manuální korekce. Výpočet nároku je možný ve třech režimech:

  1. Zpětně podle odpracovaných hodin podle pracovního vztahu
  2. Zpětně podle reálné docházky
  3. Dopředu s odečtem salda předchozího měsíce

Výpočet a evidence stravenek

Po provedení výpočtu, který je zcela automatický, protože spoléhá na vstupní data, která již Sloneek zná, můžete stravenky vydat a případně provést manuální korekci.

Přehled vydaných stravenek

Do budoucna počítáme také s funkcí, kterou budou mít zaměstnanci opravdu rádi – umožníme poslat notifikaci do jejich chytrého telefonu v okamžiku, kdy budou stravenky připraveny k odebrání.

Knihovna dokumentů

Knihovna dokumentů umožňuje bezpečnou výměnu a archivaci pracovněprávních i dalších velmi citlivých dokumentů.

 

Modul Dokumenty pracuje se třemi kategoriemi dokumentů, které jsou v systému různě zabezpečeny a mají i různé využití.

 

Nejvyšší zabezpečení je aplikováno na Důvěrné dokumenty, které jsou kromě symetrické šifry na straně serveru zabezpečeny i asymetrickou šifrou (s využitím soukromého a veřejného klíče), takže ani my jako provozovatelé Sloneeka k těmto dokumentům nemáme přístup.

 

Evidence majetku v užívání zaměstnanců

Tuto funkci spustíme do konce roku 2018. Bude umožňovat evidovat majetek, který propůjčujete svým zaměstnancům v rámci jejich pracovního vztahu. Modul bude sledovat nejen samotný majetek, ale v něm možné také přiřazovat osoby odpovědné za správu, vydání a odběr různých typů pracovních pomůcek.

Plán vývoje dalších funkcí

Zveřejňujeme a pravidelně aktualizujeme naši vývojářskou roadmapu.

Je přístupná na tomto linku.