30.3.2021

Management ochutnávkové akce

Při vývoji aplikace jsme si vždy dávali záležet na tom, abychom nevytvořili obrovskou robustní aplikaci, jejíž implementace by trvala měsíce a ne vždy by se firmě podařila. Na druhou stranu se ale snažíme najít přesně tu správnou dávku flexibility pramenící z možností individuálních nastavení a vlastních datových objektů, které umožní Sloneeka využít na zefektivnění různých vnitropodnikových procesů.

A protože jsem se určitou část mé kariéry věnoval retailu, vím, že ve Sloneek je fantasticky kompatibilní s potřebami společností, které provozují ochutnávky v supermarketech. Asi málokdo tuší, že taková ochutnávka má své přesná pravidla, která jsou svázána z jedné strany zadavatelem, obvykle dodavatelem do řetězce, a z druhé strany podmínkami řetězce.

Ochutnávky pohledem zadavatele

Nejčastěji ochutnávka probíhá tak, že dodavatel nakoupí službu hostesky u externí promo agentury, nebo má svůj vlastní ochutnávkový tým. Ve stanovený datum a čas se na přesně vymezené místo v rámci konkrétního supermarketu dostaví hosteska, postaví si ochutnávkový stolek, v případě potřeby si nechá přivést elektřinu, a začne pracovat.

Supermarket - Fotografie od Dennis Siqueira z Unsplash


Na pauzy má hosteska pevně vymezený čas, a tak většinu času, který má dodavatel u řetězce draze zaplacený, hosteska skutečně stráví aktivním nabízením zboží kolemjdoucím. Na konci své směny si hosteska zabalí stolek a odejde. 

Pokud Vám to až sem přijde jako triviální operace, vězte, že by tomu tak skutečně bylo, pokud by se jednalo o jednu izolovanou akci. Skutečnost je ale obvykle taková, že ochutnávková akce běží na desítkách supermarketů současně, což se rychle stává obtížně řiditelným projektem se spoustou potenciálních problémů. Nutno dodat - potenciálně velmi drahých problémů, protože provozovatelé hypermarketů jsou připraveni pokutovat vše - od absence hostesky po její přílišnou horlivost. Retail není pro slabé povahy.

Dostáváme se k zamyšlení, jak může Sloneek pomoci při organizaci hostesek na konkrétní ochutnávkovou akci.

Evidence hostesek

Jako první je potřeba do systému zavést hostesky. Z pohledu aplikace jsou to uživatelé, kteří mohou být členem nějakého týmu. Mají přiřazení na (geografickou) lokalitu, podle které se dá vyhledávat. Mohou být označeny nejrůznějšími štítky a vlastními polemi, například hodnocením, praxí a zkušenostmi. Ke každému uživateli, nebo v tomto případě téměř výhradně uživatelce, jsou přiřazeny i fotografie. To vše pro zjednodušení výběru vhodné hostesky pro danou akci je možné udělat již v základním modulu Sloneeka.

Naplánování hostesek

Protože víme, na kterých lokalitách ochutnávka poběží, dokážeme si vyfiltrovat  hostesky z daného spádového území, dále jejich okruh zúžíme podle dostupných parametrů - například realizovaným školením hostesky, nebo její ochotou určité produkty promovat a naopak neochotou promovat jiné.

Pokud se jedná o hostesky, které jsou na lokality nasázovány s velkým časovým odstupem a tudíž je potřeba je na začátku kampaně aktivovat, pak se nevyhneme je osobně kontaktovat a vše s nimi dohodnout. To probíhá nejčastěji telefonicky.

Hostesky, které se touto prací živí na podstatnou část úvazku, jediné, co takové hostesky potřebují, je informace o tom, kdy, v kolik hodin a kam se mají dostavit a čemu se budou věnovat.

To se dá velmi zjednodušit tím, že v modulu Aktivity budeme mít pro každou ochutnávku, nebo chcete-li promotion předdefinovanou událost aktivity, kterou v měsíčním kalendáři jednotlivým hosteskám přiřadíme.

Toto přiřazení dělá buď administrátor, nebo uživatel s rolí Plánovač aktivit. K naplánování ochutnávky s konkrétní hosteskou nebo hosteskami stačí ve zvolený den a čas vytvořit události aktivity a přiřadit jí hosteskám. Těm přijde e-mailová notifikace, ve které jsou všechny detaily jejich práce, které potřebují vědět. Do budoucna plánujeme také SMS notifikace a potvrzení přijetí aktivity uživatelem.

Začátek ochutnávky

Pokud hosteska přebírá od provozovatele ochutnávky hodnotnější vybavení, pak je možné přes Sloneeka a jeho modul Pomůcky zajistit digitální potvrzení převzetí této pomůcky, tedy bez nutnosti cokoliv tisknout a s jednoznačným digitálním potvrzením.

Po příchodu na lokalitu si hosteska zapíše docházku - jednoduše tak, že přes svůj mobilní telefon zvolí ve Sloneekovi příchod do práce. Aplikace automaticky uživatelku přiřadí na lokalitu podle předdefinovaných adres, které má provozovatel v systému zavedené. Vzhledek k tomu, že se ochutnávky nejčastěji odehrávají na stále stejných lokalitách, je to jen otázka úvodního nastavení. Ochutnávka je tím zaregistrována do systému a hostesce začal běžet odpracovaný čas.

Kontrola ochutnávky

Zákazník, který chce mít informace o začátku ochutnáky v reálném čase, může po dohodě s provozovatelem získat speciální přístup do aplikace jako supervisor hostesek. V takovém případě v jednoduchém reportu okamžitě uvidí, které lokality jsou v daný okamžik pokryty ochutnávkou.

Provozovatel ochutnávky zpravidla poskytuje fotodokumentaci akce a své hostesky během ochutnávky náhodně kontroluje. Pořizuje při tom fotografie, které následně sdílí s objednatelem ochutnávky. Tyto fotografie slouží také jako podklad k fakturaci. Tyto fotografie je možné v aplikaci připojovat přímo k daným aktivitám, tj. Každá hosteska a každá ochutnávka může mít v sestavě fotografii z konkrétní ochutnávky. Pokud má zadavatel přístup do aplikace, tak mu ani není potřeba posílat žádný report, vše si může kdykoliv nahlédnout online.

Právě tato kontrola v reálném čase je velmi užitečná vlastnost, která dodavatele ochutnávky zbavuje jakéhokoliv podezření z toho, že někde ochutnávka neproběhla podle harmonogramu.

Dokončení

Ochutnávka je ukončena odhlášením hostesky z docházky a případně také vrácením svěřených pomůcek. Dodavatel i objednatel mají okamžitě k dispozici reporty o délce trvání ochutnávek na jednotlivých lokalitách včetně souhrnných reportů za celou akci

Jak jsme si ukázali, Sloneek dorostl do velikosti, díky které je možné jeho kreativní nasazení v nejrůznějších oborech, to vše při zachování jednoduchosti nastavení a nekompromisně krásného uživatelského rozhraní. Případným zájemcům o další možnosti využití rádi pomohou naši business konzultanti.


Václav Martin, Product Manager


ZPĚT NA VÝPIS ČLÁNKŮ

Mohlo by vás zajímat

30.3.2021
Ukážeme si, jak je ve Sloneekovi možné spravovat něco tak zdánlivě odlišného od vnitropodnikového HR, jako je management ochutnákové akce v hypermarketu.