3.3.2021

Naučil nás COVID podepisovat elektronicky?

Ne, ale jsme blízko. Málokdo se nesetkal s tím, že by před proplacením dodavatelské faktury nemuselo dojít k jejímu parafování alespoň jedním nebo dvěma zaměstnanci. Důvod všichni známe. Chceme mít kontrolu nad náklady, které do firmy dorazí. A pokud proplacení někdo odsouhlasí, chceme vědět kdo a jaký k tomu měl podklad.

Stejně tak chceme (a v mnoha případech i musíme) mít jistotu a potvrzení, že zaměstnanci přečetli vnitrofiremní dokumenty jako vnitřní řády, etické kodexy nebo směrnice. A když už jsme u tohoto druhu dokumentů, nemůžeme zapomenout na veškerou pracovněprávní agendu v podobě pracovních a kontraktorských smluv, různých srážek, platových výměrů a pod.

Právo vs. podpisy v 21. století

Již od 1. 7. 2016 je v celé EU platné a účinné Nařízení č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu (eIDAS). Stručně řečeno, elektronický podpis spočívající v prostém napsání jména a příjmení v textu elektronického dokumentu je podle platných a účinných právních předpisů postaven naroveň podpisu vlastnoručnímu. Vždy ovšem musí být takové jednání spojeno s vůlí podepsat, tedy stvrdit konečnost a závaznost jednání svým podpisem. Automaticky přednastavený podpis tedy takové účinky mít nemusí (zdroj:Rozumné právo).

V České republice máme ale menší komplikace v případě pracovněprávních dokumentů. Tedy těch, které se týkají vzniku, změn a skončení pracovního poměru, odvolání vedoucího zaměstnance, důležité písemnosti týkající se odměňování ( mzdový nebo platový výměr) a dalších, musí být doručeny zaměstnanci do vlastních rukou (viz Zákoník práce § 334). Díky tomu tyto dokumenty není možné podepsat elektronicky. Že se jedná o anachronismus potvrzují i právníci z platformy Rozumné právo (odkaz na celé stanovisko zde). Změnu může přinést až úprava Zákoníku.

Proč začít e-podepisovat?

Získáte přehled o stavu podepisování či akceptací dokumentů. Zefektivníte a velmi zrychlíte práci s dokumenty. Čas tak věnujte důležitějším věcem. V neposlední řadě přispíváte ke snižování uhlíkové stopy.

Vnitrofiremní dokumentace přestane cirkulovat po mailech a budete mít jistotu i potvrzení, že zaměstnanci dokumenty přečetli.

Faktury už chodí prakticky výhradně mailem. Aby ne. Při dnešních cenách poštovného jde o úspory velkého balíku peněz. Vydat 1000 faktur za rok není pro středně velkou firmu žádný problém. Při ceně tisku, papíru a poštovného (cca 25 Kč / ks) jde o úsporu 25 000 Kč! A to jsme nezapočítali čas na zabalení a vybalení u příjemce. Podobné úspory můžeme najít v případě přijatých faktury, které je potřeba vytisknout, nechat případně v rámci schvalovacího kolečka podepsat.

Pokud vynecháme proces elektronického vytěžování přijatých faktur a podíváme se jen na koloběh podpisového kolečka po firmě, prostor pro úspory najdeme také velké. Pomineme – li náklady na potřebné vytištění pro účely podpisového kolečka, sehnat patřičné lidi k podpisu bývá složité. Protože se musí podepsat fyzicky. Plýtváme energií, časem. Často bojujeme se splatností. Ne proto, že nemůžeme zaplatit, ale proto, že fakturu ještě nikdo nepodepsal. Nedodržování splatnosti je možná v Čechách národní sport, ale také je to startovací čára pro ztrátu důvěry. A to nechcete.

Jak začít e-podepisovat?

Využijte Sloneeka. V rámci modulu Firemní dokumenty odbavíte nejen doručování soukromých dokumentů jako jsou výplatní pásky, ze stejného místa řídíte dokumenty veřejné jako směrnice a řády.

Milan Rataj | Customer Happiness Lead

ZPĚT NA VÝPIS ČLÁNKŮ

Mohlo by vás zajímat

25.3.2021
Krátké ohlédnutí za vývojem designu aplikace. Kde jsme začali, kudy jdeme a kam kráčíme.