18.4.2021

Naučil nás COVID podpisovať elektronicky?

Nie, ale sme blízko. Málokto sa nestretol s tým, že by pred preplatením dodávateľskej faktúry nemuselo dôjsť k jej parafovaniu aspoň jedným alebo dvoma zamestnancami. Dôvod všetci poznáme. Chceme mať kontrolu nad nákladmi, ktoré do firmy dorazia. A ak preplatenie niekto odsúhlasí, chceme vedieť kto a aký k tomu mal podklad.

Rovnako tak chceme (a v mnohých prípadoch i musíme) mať istotu a potvrdenie, že zamestnanci prečítali vnútrofiremné dokumenty ako vnútorné poriadky, etické kódexy alebo smernice. A keď sme už u tohto druhu dokumentov, nemôžeme zabudnúť na všetku pracovno-právnu agendu v podobe pracovných a kontraktorských zmlúv, rôznych zrážok, platových výmerov a pod.

Právo vs. podpisy v 21. storočí

Už od 1. 7. 2016 je v celej EÚ platné a účinné Nariadenie č. 910/2014 o elektronickej identifikácii a službách vytvárajúcich dôveru pre elektronické transakcie na vnútornom trhu (eIDAS). Stručne povedané, elektronický podpis spočívajúci jednoducho v napísaní mena a priezviska v texte elektronického dokumentu je podľa platných a účinných právnych predpisov postavený na rovnakú úroveň vlastnoručnému podpisu. Vždy však musí byť také konanie spojené s vôľou podpísať, teda potvrdiť konečnosť a záväznosť rokovania svojim podpisom. Automaticky prednastavený podpis teda takéto účinky mať nemusí (zdroj: Rozumné právo).

Prečo začať e-podpisovať?

Získate prehľad o stave podpisovania, či akceptácii dokumentov. Zefektívnite a veľmi zrýchlite prácu s dokumentmi. Čas tak venujte dôležitejším veciam. V neposlednom rade prispievate k znižovaniu uhlíkovej stopy.

Vnútrofiremná dokumentácia prestane cirkulovať po mailoch a budete mať istotu aj potvrdenie, že zamestnanci dokumenty prečítali.

Faktúry už chodia prakticky výhradne mailom. Aby nie. Pri dnešných cenách poštovného ide o úspory veľkého balíka peňazí. Vydať 1000 faktúr za rok nie je pre stredne veľkú firmu žiadny problém. Pri cene tlače, papiera a poštovného (cca 1€ / ks) ide o úsporu 1000 €! A to sme nezapočítali čas na zabalenie a vybalenie u príjemcu. Podobné úspory môžeme nájsť v prípade prijatých faktúr, ktoré je potrebné vytlačiť, nechať prípadne v rámci schvaľovacieho kolieska podpísať.

Ak vynecháme proces elektronického vyťažovania prijatých faktúr a pozrieme sa len na kolobeh podpisového kolečka po firme, priestor pre úspory nájdeme taktiež veľký. Ak by sme opomenuli náklady potrebné na tlač za účelom podpisového kolečka, zohnať patričných ​​ľudí na podpis býva zložité. Pretože sa musia podpísať fyzicky. Plytváme energiou, časom. Často bojujeme so splatnosťou. Nie preto, že nemôžeme zaplatiť, ale preto, že faktúru ešte nikto nepodpísal. Nedodržiavanie splatnosti je možno na Slovensku národný šport, ale tiež je to štartovacia čiara pre stratu dôvery. A to nechcete.

Ako začať e-podpisovať?

Využite Sloneeka. V rámci modulu Firemné dokumenty zabezpečíte nielen doručovanie súkromných dokumentov ako sú výplatné pásky, z rovnakého miesta tiež riadite verejné dokumenty ako smernicu a poriadky.





Milan Rataj | Customer Happiness lead




ZPĚT NA VÝPIS ČLÁNKŮ

Další článek

21.9.2021
Když něco neumíme používat, často to skončí slovy "je to k ničemu"😖 . Nepochybně to platí i o storytellingu. Další díl podcastu Sloneek On Air s Mikim Plichtou. Storytellerem.